Почему нельзя хранить важные документы на компьютере?

На сегодняшний день практически все сотрудники и владельцы цифровых устройств используют электронные документы - их проще и быстрее формировать, редактировать, отправлять и обрабатывать. Использование электронных документов ускоряет рабочий процесс и экономит ресурсы компании. Поэтому электронный документооборот считается самым востребованным рабочим инструментом практически в любой сфере деятельности.

Хранить такие файлы гораздо удобнее, так как исключается необходимость в физической сортировке, утомительном поиске и предоставлении под них отдельного помещения. Но здесь следует максимально обезопасить сохранность электронной информации, так как на практике часто случается потеря документов из-за необеспечения их достаточной защиты. Рассмотрим этот вопрос более подробно в сегодняшней статье.

Какие причины небезопасности хранения?

Хранение документов на используемом ПК небезопасно по следующему ряду причин:

1. Наиболее распространенной ошибкой пользователей является предоставление доступа к устройству посторонним лицам. В данном случае желательно установить пароль или заблокировать компьютер на время отсутствия. Эти действия помогут ограничить доступ к учетной записи.
2. Если хранение данных осуществляется на диске, на котором установлена операционная система, то это также является определенным риском - вся файловая информация расположена в самом сердце системы. Когда документов накопится слишком много - произойдет снижение скорости работы ПК. Как следствие - переустановка Windows.
3. Особое внимание следует уделять вредоносным файлам, так как зачастую сбои в системе связаны именно с вирусным заражением. Как правило, вирусы способны уничтожить документы и вся важная информация в них будет утеряна или зашифрована без возможности восстановления.
4. При использовании компьютера в рабочих целях существует вероятность взлома устройства. В офисе часто случается так, что в коллективе орудуют мошенники, которым необходимо воспользоваться личными данными сотрудников ради какой-либо выгоды.

Исходя из вышеописанного, можно сказать, что хранить документы на ПК не совсем правильное решение. В процессе эксплуатации оборудования могут возникнуть некоторые неприятные ситуации, которые приведут к негативным последствиям.

Как хранить документы

Хранение документов является серьезной задачей любого сотрудника. Крайне важно, чтобы в процессе они не потеряли свою информативность и достоверность. Существуют четыре основных способа хранения электронных документов:

1. Внешний носитель. В данном случае файлы переносят на флешки или на внешние диски. Этот вариант не отличается стопроцентной надежностью, так как носитель можно где-то забыть, случайно повредить или он потеряет свои функциональные свойства в связи с длительным сроком эксплуатации. Поэтому за таким источником нужно следить и не допускать его взлома и оставления без внимания.
2. Облачный архив. Данный способ не требует установки дополнительного ПО, каких-либо комплексных настроек и огромных затрат. Уровень защиты достаточно высок и хранение документов происходит в соответствии со всеми законодательными нормами. К тому же, существует возможность настройки функции под определенные нужды бизнеса и управления деятельностью сотрудников. Но при использовании облачного архива нужен постоянный и стабильный доступ к интернету.
3. Собственный архив. Обычно это электронная папка на ПК, пользоваться которой может ограниченное число лиц. Как правило, такие папки запаролены и их защиту контролирует модератор. Особой безопасностью этот вариант не отличается, его обычно используют сотрудники бухгалтерии для хранения отчетных документов средней важности. При поломке компьютера есть вероятность утери файлов, поэтому необходимо иметь резервную копию хотя бы последних версий документов. Кроме того, хранить документы в собственном архиве нужно согласно правилам хранения и организации локального архива, которые должен знать каждый сотрудник, имеющий доступ к нему.
4. Программа электронного архива. Здесь обычно применяется система электронного документооборота - СЭД. Также может использоваться отдельное приложение, обеспечивающее должный уровень защиты, оперативный доступ, понятную структуру и правила хранения. Реализация такого метода требует дополнительных затрат, на которые компании чаще всего не закладывают свой бюджет.
5. СХД или файловый сервер. Система хранения данных или выделенный для этой задачи сервер в организации. Хранение документов происходит физически на другой машине тогда как пользователям просто настроены политики и права доступа к тем или иным папкам. Локальный ярлык “мои документы” является ссылкой в выделенную для каждого работника директорию на сервере и даже полная поломка всего рабочего ПК не приведет к потери данных.

Если ввиду каких-либо обстоятельств хранение электронных документов продолжится на компьютере, то желательно придерживаться следующих рекомендаций:

• не располагать файлы на диске с операционной системой;
• не оставлять документы на рабочем столе;
• собирать все файлы в одной папке.

Особо важные документы лучше все таки скопировать на внешний накопитель, чтобы в случае ЧП иметь еще один экземпляр.

Заключение

Хранение информации на компьютере является удобным и простым вариантом, в ходе которого можно сконцентрировать все важные документы в одном месте. Но осуществляя такое решение следует понимать, что операционная система не способна гарантированно обезопасить данные, которые находятся на компьютере.

Если пользователю требуется собирать важные файлы и систематизировать их в рамках ПК, нужно обеспокоиться созданием резервной копии на флешке или распечатывать их на материальном носителе. Несмотря на постоянную модернизацию системы, она все равно может давать сбои. Кроме того, ОС постоянно подвержена вирусным атакам, так большую часть времени пользователи проводят в сети интернет. На сегодняшний день существует достаточно много сильных вредоносных ПО, которые разными путями проникают в цифровые устройства и уничтожают находящиеся на них файлы.