Как улучшить совместную работу: экспресс-курс по Microsoft Teams

Введение

Компании ищут новые пути для инноваций, и их взгляд естественным образом обращается в сторону технологий.

Teams объединяет инструменты и ресурсы, необходимые организации, которая стремится к эффективности. Это единый безопасный центр, включающий инструменты для проведения собраний, обмена сообщениями и телефонных звонков, а также привычные мощные приложения Office.

Готовы модернизировать командную работу своей организации с помощью Microsoft Teams?

01.

Общайтесь с кем угодно или в групповых чатах

Полная синхронизация

Общение один на один или в групповых чатах

Чем более разнообразны стили работы, тем сложнее сотрудникам взаимодействовать между собой. В Microsoft Teams сотрудники могут сами выбирать способ коммуникации — индивидуальные чаты, групповые чаты или открытые обсуждения, доступные всей команде.

Прозрачный обмен информацией

Возросшая прозрачность коммуникаций может изменить культуру команды и улучшить качество совместной работы. В Microsoft Teams обсуждения в каналах помогают поддерживать контекст и структурировать беседу, а также упрощают обмен информацией.

Сохранение контекста беседы

Современные компании очень динамичны. Сотрудники, роли, приоритеты и цели меняются, что дополнительно затрудняет отслеживание бесед. В Microsoft Teams история обсуждений сохраняется независимо от изменения составов команд. Чаты организованы в виде бесед, что позволяет связывать все ответы с исходным сообщением и легко следить за несколькими разговорами в одном канале.

Практически неограниченный круг собеседников

Гостевой доступ к командам и каналам Microsoft Teams позволяет легко работать с контактами, не принадлежащими к вашей организации. Пользователи с рабочим или личным адресом электронной почты (например, в Outlook или Gmail) могут присоединяться к рабочим чатам и встречам в Teams в качестве гостей, а также получать доступ к нужным файлам.

Эффективные собрания

Взаимодействие практически из любого

Microsoft Teams включает широкий набор инструментов для проведения внеплановых, запланированных или формальных собраний. Неважно, хотите вы переброситься парой слов с коллегой или организовать презентацию для всей команды, собрание можно начать одним щелчком мыши.

Запись, расшифровка и перевод места и в любом стиле

На собраниях Microsoft Teams можно записывать звук, видео и демонстрации экранов. Вы также можете автоматически расшифровывать беседы, чтобы участники могли воспроизводить записи с субтитрами и быстро находить нужные фрагменты обсуждения. Записи сохраняются в Microsoft Stream, чтобы они были легко доступны и их можно было удобно передавать другим сотрудникам организации.

Автоматический перевод сообщений на язык, установленный для Office 365, упрощает взаимодействие между сотрудниками, которые находятся в разных регионах.

Общайтесь так, как удобно вам

Решение Microsoft Teams доступно на мобильных устройствах, настольных компьютерах, в браузерах, а также на других устройствах, включая гарнитуры, Surface Hub и оборудование для переговорных. Дома, в офисе и в пути сотрудники могут легко переключаться между мобильным и веб-приложением. Переход с компьютера на телефон или от индивидуального чата к групповому организован в Teams очень удобным и естественным образом, чтобы пользователи его почти не замечали. Управлять устройствами в Microsoft 365 очень просто. Конфиденциальные данные сохраняются в безопасности, когда вы общаетесь с участниками своей команды.

Удаленная работа вместе с командой

Демонстрация экрана — важнейшая функция при совместной работе. Независимо от того, показываете вы презентацию, проводите собрание или просто беседуете в чате, Microsoft Teams предоставляет гибкие возможности для того, чтобы вы в любой момент могли показать собеседникам свой экран. Кроме того, вы можете открыть для них только определенное окно, чтобы не показывать лишнего.

02.

Эффективная совместная работа с любимыми приложениями Office

Приложения Office в едином рабочем пространстве

Microsoft Teams использует для хранения данных SharePoint, чтобы файлы Office 365 можно было открывать и редактировать прямо из Teams. Поскольку собрания и звонки организуются в одном приложении, вся ваша информация находится в единой среде. Вы будете тратить меньше времени на поиск файлов и нужной информации и больше времени на совместную работу.

Интегрированный доступ к приложениям Office 365

Интеграция с Office 365 позволяет представителям разных поколений совместно работать в приложениях Office, которые они хорошо знают и любят. Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint, Planner и Power BI доступны непосредственно из Microsoft Teams — вы можете создавать и редактировать файлы как в Teams, так и в классических приложениях.

Совместная работа над документами в реальном времени

Простое управление версиями

Microsoft Teams объединяет приложения Office 365 для удобства совместной работы над файлами и предоставления доступа к ним. Раньше файлы пересылались по электронной почте, и было сложно следить за тем, какая версия документа является актуальной. В Teams документы хранятся в SharePoint, и история версий отслеживается автоматически.

Совместная работа над документами

Простой запуск виртуальных собраний и совместный доступ к экрану в Microsoft Teams позволяют сотрудникам взаимодействовать тогда, когда это им действительно нужно. Это особенно важно для тех, кто занимается творческой работой.

Синхронизация с Outlook

Планирование и запуск собраний Microsoft Teams из Outlook

Ведение переписки через Outlook не означает, что вы пропустите очередное собрание в Microsoft Teams. Вы можете присоединяться к собраниям Teams или планировать их прямо в Outlook.

Просмотр и редактирование синхронизированного календаря Outlook

Вам не нужно переключаться между приложениями, чтобы управлять расписанием, поскольку календарь Outlook доступен для просмотра и редактирования в Teams. Microsoft Teams — центр командной работы в Microsoft 365, который позволяет сотрудникам всегда быть в курсе происходящего и не опаздывать на собрания.

03.

Безопасная работа

Встроенные функции безопасности

Корпорация Microsoft имеет многолетний опыт создания корпоративного программного обеспечения и ежегодно инвестирует более миллиарда долларов в обеспечение безопасности. Microsoft Teams обеспечивает уровень соответствия стандартами безопасности и нормативным требованиям, которого клиенты ожидают от Office 365.

Teams — это часть Office 365, поэтому вам доступны следующие дополнительные функции и сервисы:

• шифрование данных при хранении и передаче;

• хранение клиентских данных в конкретном регионе или стране;

• защита от потери данных;

• архивация, хранение по юридическим причинам и обнаружение электронных документов;

• клиентские данные не сохраняются в журналах и записях телеметрии;

• многофакторная аутентификация для дополнительной защиты идентификационных данных;

• безопасный доступ с использованием гостевых учетных записей Azure Active Directory;

• встроенные в Office 365 функции управления мобильными устройствами.

Соответствие требованиям с первого дня

Microsoft Teams обладает максимальным числом сертификатов среди всех компонентов Office 365 и находится на одном уровне с SharePoint и Exchange.

По умолчанию Teams соответствует следующим нормативам:

• FERPA

• ISO 27001

• ISO 27018

• Типовые положения (EUMC)

• GDPR

• Соглашение с бизнес-партнерами HIPAA

• SSAE 18 SOC 1

• SSAE 18 SOC 2

• FedRAMP

• IRS 1075

• FFIEC

• HITRUST CSF Assurance Program

• Самооценка CSA STAR

• IRAP (Австралия)

• FISC (Япония)

Простое управление

Интерфейс администрирования Microsoft Teams привычен и похож на другие продукты Microsoft. Он содержит все необходимые инструменты и обеспечивает ИТ-специалистам нужный уровень контроля. Администраторы могут централизованно управлять всеми операциями, выполняемыми пользователями в Teams и Office 365.

В Teams по умолчанию доступны возможности управления корпоративного класса, чтобы вы могли настраивать политики на уровне отдельных пользователей. Вы также можете управлять всеми пользовательскими задачами, включая собрания, обмен сообщениями, прямые трансляции, предоставление гостевого доступа и даже определять списки разрешенных приложений для пользователей.

04.

Привычные и удобные приложения и сервисы в вашей рабочей среде

Индивидуальная настройка

Закрепление важных файлов, приложений и панелей мониторинга

Возможность персонализации рабочего пространства делает работу с Microsoft Teams максимально эффективной. Вы можете адаптировать каналы Teams под свои рабочие процессы и закреплять самую важную информацию там, где она будет всегда под рукой.

Встроенные и пользовательские вкладки

Вкладки в Microsoft Teams позволяют сотрудникам обращаться к нужным сервисам в выделенной области внутри чата или канала. Благодаря этому они могут работать с нужными им данными и инструментами в контексте конкретных бесед. Добавление вкладок в канал, закрытый или групповой чат помогает интегрировать облачные сервисы и дает пользователям возможность легко находить нужные данные.

Интеграция и управление приложениями

В Microsoft Teams имеется открытая платформа разработки, поддерживающая сторонние сервисы и обладающая широким набором возможностей для создания пользовательских приложений или интеграции с новыми или существующими бизнес-процессами и сервисами.

• Боты помогают выполнять задачи в беседах Teams. Например, боты могут запускать рабочие процессы, информировать о статусе, благодарить членов команды за успехи, проводить простые опросы об удовлетворенности сотрудников и отвечать на сформированные на естественном языке вопросы о продажах или активности пользователей.

• Коннекторы помогают оперативно получать интересующую вас информацию из сторонних источников, таких как GitHub, Trello, Bing News или Twitter.

• Сообщения с действиями позволяют добавлять в карточки коннекторов расширенное содержимое.

• Составные расширения позволяют создавать запросы к расширенным карточкам в беседах и делиться этими карточками.

• Лента активности — единый источник уведомлений о важном содержимом в каналах, чатах и приложениях.

Интеллектуальные функции Microsoft 365 и SharePoint позволяют дополнительно расширять возможности Teams.

Широкие возможности управления доверенными приложениями

Контролировать параметры пользователей можно в центре администрирования Microsoft Teams. Здесь вы можете включать и отключать приложения по умолчанию, а также управлять внешними приложениями.

Расширение возможностей сотрудников первой линии

Microsoft Teams позволяет работникам первой линии, например продавцам, выездным специалистам, представителям службы поддержки клиентов и медицинскому персоналу, эффективно взаимодействовать между собой в настраиваемой мобильной среде.

ИТ-администраторы могут по мере необходимости предоставлять сотрудникам доступ к тем или иным функциям Teams на основе ролей работников. С помощью инструмента Teams для управления расписанием, который называется «Смены», менеджеры могут создавать графики работы, а сотрудники могут получать запросы на выполнение задач и реагировать на них со своих мобильных устройств в режиме реального времени.

Модернизация командной работы

Расширьте возможности совместной работы и взаимодействия с помощью Microsoft Teams — интеллектуального решения Microsoft 365.