Какие программы помогут сделать работу удаленной команды эффективнее?
В современных условиях надежное программное обеспечение — важная часть рабочего процесса. У многих команд нет возможности регулярно вести работу в полном составе из офиса: все этапы работы от обсуждения и планирования до финальных правок и доработок происходят на расстоянии. Важно, чтобы не подвело не только оборудование, но и программы.
В этой статье мы сосредоточились на тех сложностях, с которыми может столкнуться бизнес в своей рабочей среде, а также продумали, какие новые программные продукты помогут справиться с этим затруднениями.
Удобная корпоративная почта — Microsoft Exchange Online
В долгосрочной перспективе бесплатные почтовые сервисы могут нести в себе массу уязвимостей и неудобств. При использовании таких сервисов не исключены спам-письма и вирусные атаки. С каждым годом компании все больше вкладываются в безопасность, но уязвимости все равно есть — всего одна успешная атака может привести к необратимым последствиям.
Второй важный недостаток — далеко не все бесплатные почтовые сервисы могут встроиться в единую экосистему планирования времени. В современных условиях распределенной команде как никогда важно понимать расписание друг друга, уметь управлять рабочим временем и оставаться в едином рабочем потоке.
Еще одним решением для коммуникации внутри компании является собственный почтовый сервер, но и он не лишен недостатков. Используя почтовый сервер, вы ограничены в размере хранения как для всей компании, так и для отдельных личных ящиков. Для расширения требуется покупка новых накопителей. Также затруднения вызывает удаленный доступ к почте, из-за которых удаленные сотрудники сталкиваются с трудностями. Как и любое другое оборудование, почтовый сервер не защищен от перебоев и неполадок: перебои с электричеством или выход компонентов из строя может закрыть доступ к почте на несколько часов или привести к потере данных.
Если ваша компания регулярно сталкивается с такими проблемами, как альтернативу можно рассмотреть корпоративную электронную почту в Microsoft Exchange Online.
Ящики от Microsoft защищены от взлома, вирусов и спама. Подписка безотказно работает, имеет встроенный поиск и общую базу адресов. Отдельный ящик позволяет хранит по 100 гигабайт переписки и файлов.
Microsoft Exchange Online способствует продуктивной работе распределенной команды: сотрудники могут работать за пределами офиса с компьютеров и мобильных устройств. Тайм-менеджмент также внедрен в экосистему — через общие календари можно планировать созвоны и совместные проекты, ставить дедлайны. Еще одно преимущество: руководство наглядно видит прогресс работы над проектами, понимает, на что уходят ресурсы. Вся переписка сохраняется и может использовать при необходимости.
Переход на почту на корпоративную почту на Microsoft не останавливает рабочий процесс — все новые решения можно внедрить всего за неделю.
— Microsoft Exchange Online: План 1 — весь функционал ПО с почтовым ящиком до 50 гигабайт для каждого пользователя.Мы можете приобрести месячную подписку в одноязычной версии в двух вариантах:
— Microsoft Exchange Online: План 2 — расширенный функционал с неограниченным хранилищем, размещенной голосовой почтой и дополнительной защитой от потери данных.
Стабильная работа с документами и таблицами — Microsoft Office 365
У традиционного офисного пакета от Microsoft много бесплатных конкурентов — LibreOffice, OpenOffice, офисные продукты от Google.
Тем не менее, ни одно из перечисленных решений не может полностью заменить Excel и Word: программное обеспечение с открытым кодом не имеет кроссплатформенной инфраструктуры (не поддерживают работу со смартфонов и планшетов, а также не работают с Apple), а продукты для работы в браузере не справляются с объемными таблицами и документами.
В офисный пакет входят самые новые версии Excel, Word, Outlook, PowerPoint и Access. Дополнительно каждому пользователю предоставляется 1 терабайт облачного хранения в OneDrive — сохраненные в облаке файлы надежно хранятся и доступны с любых устройств.
Современный офис от Microsoft работает по новой схеме — ПО не приобретается на долгий срок, а предоставляется по месячной подписке. Это удобно для компаний с гибким штатом: нанимая новых сотрудников или завершая работу с текущими, вы можете оплачивать ровно столько лицензий, сколько нужно в данный момент.
Все лицензии предоставляются в одноязычной версии. Язык вы выбираете при установке. Можно выбрать из трех вариантов:
— Microsoft Office 365: корпоративный E1 — электронная почта, хранение и совместное использование файлов, Office для Интернета, собрания, мгновенные сообщения и многое другое.
— Microsoft Office 365: корпоративный E3 — все содержимое предыдущего пакета, а также средства обеспечения безопасности и соответствия требованиям.
— Microsoft Office 365: корпоративный E5 — все содержимое предыдущего пакета, а также расширенные средства безопасности, аналитики и голосовой связи.
Комфортная работа с PDF — ABBYY FineReader
Инструкции, брошюры, презентации, книги, копии отсканированных документов — в PDF удобно передавать и использовать все файлы, в которых важна неизменная верстка текста и правильное отображение всех визуальных элементов. С наступлением удаленной работу у PDF появилось еще одно важное применение: с их помощью можно удаленно подписать документы как от руки с помощью тачпада или стилуса, так и посредством цифровой подписи.
Удобную работу во всех этих случаях обеспечивает ABBYY FineReader 15 в двух русскоязычных версиях: Business и Corporate.
В современной версии программы нашлось применение искусственному интеллекту: он считывает элементы форматирования и позволяет редактировать их, распознает текст даже в отсканированных документах. Изменения можно вносить на любом уровне: исправлять опечатки, менять содержание абзацев и страниц, перемещать текстовые блоки, добавлять строки и параграфы, изменять форматирование и структуру документа.
В ABBYY FineReader 15 удобно реализованы защита и рецензирование: к документам можно добавлять водяные знаки, вносить комментарии, скрывать конфиденциальную информацию и устанавливать пароли на открытие файла.
В качестве вспомогательной программы можно рассмотреть ABBYY Comparator — инструмент для сравнения двух версий документа в различных форматах.
С помощью ABBYY Comparator можно проверить статью перед публикацией или договор перед подписанием: сравнить старую версию с новой и уточнить, были ли внесены исправления.
