Устраняем препятствия для совместной работы: ставим новый Microsoft 365

ВВЕДЕНИЕ

Набор инструментов для новой культуры труда

В General Electric небольшие улучшения эффективности и производительности продукции оказались крайне ценными для клиентов. Компания стремится достичь аналогичной эффективности, обеспечивая слаженную ежедневную работу 300 000 своих сотрудников.

«Наши сотрудники привыкли самостоятельно искать цифровые инструменты повышения производительности, но эти инструменты не работали вместе, создавали проблемы с безопасностью, их обслуживание было дорогим», — вспоминает Jeff Monaco, Chief Technology Officer, Digital Workplace at GE.

Как и GE, многие компании ищут безопасную и простую совместно используемую технологию, которая удовлетворит растущие потребности сотрудников в общении и сотрудничестве.

Развитие бизнес-среды

За последние два десятилетия время совместной работы руководителей и их подчиненных выросло минимум в 1,5 раза. И до 80 процентов рабочего времени тратится на общие мероприятия: собрания, звонки, переписку по электронной почте.

Одна из 5 главных причин ухода — недостаточное поощрение совместной работы в коллективе. Еще одна причина ухода сотрудников — это отсутствие условий для удаленной работы.

Сейчас формируется новая культура работы. Впервые в истории человечества рабочие ресурсы включают пять поколений с различными подходами к выполнению задач. Эти люди все более мобильны, работают в нескольких местах, нередко в разных часовых поясах, используя множество устройств в течение рабочего дня. Сотрудники ожидают условий для инклюзивного индивидуального подхода к работе, а предприятия стремятся поощрять творчество и изобретательность.

Но даже в быстро меняющейся бизнес-среде многим современным рабочим областям не хватает инструментов для простого, безопасного общения и совместной работы. Лица, принимающие решения, вынуждены повсеместно искать безопасное, надежное, масштабируемое и экономичное решение, которое позволит каждому сотруднику реализовать свой уникальное видение.

В основе такого решения лежит стратегия устранения препятствий. Это упрощает совместную работу команд. Для этого предприятия стремятся создать общий центр совместной работы, который позволит сотрудникам общаться и сотрудничать в рамках единой платформы.

Чтобы стать цифровым лидером отрасли, в GE решили перевести все 300 000 сотрудников на Microsoft 365. Развернув облачную службу электронной почты и Microsoft Office 365 Pro Plus, корпорация GE предоставила сотрудникам защищенные и обновленные приложения Office на рабочих и личных устройствах. Все могут пользоваться знакомыми инструментами в любое время, в любом месте и на любом устройстве.

«В GE работает несколько поколений сотрудников: от 60 до 20 лет. И все они по-разному подходят к работе, — объясняет Monaco. Благодаря Office 365 каждый может удобнее и эффективнее взаимодействовать с коллегами, быстрее принимая решения».

Чтобы узнать, чем полезны инструменты для совместной работы, давайте рассмотрим четыре наиболее распространенных препятствия на пути к сотрудничеству.

56% крупных компаний и 66% малых и средних компаний (SMB) планируют перейти на решения для объединенных коммуникаций и совместной работы.

ПРЕПЯТСТВИЕ ДЛЯ СОВМЕСТНОЙ РАБОТЫ 1

Слишком много разрозненных инструментов для одной команды

Чтобы оптимизировать темп работы над проектом, руководителям и их командам требуется время. Руководители должны быстро определить, как и где команда будет общаться и обмениваться файлами, планировать и отслеживать прогресс, а также кто будет предоставлять и контролировать доступ к общим активам на протяжении всего проекта. Если доступом к набору разнообразных и постоянно используемых инструментов управляет один человек, другие члены команды могут оказаться «за бортом».

Это особенно неприятно, когда для продолжения работы над проектом требуется быстрый отклик. Ожидание всех участников на совещании, последующие траты времени на правки и ввод данных — все это резко снижает производительность.

Результативность сотрудников повышается в 5 раз, если компания создает и поощряет условия для совместной работы.

Решение

Общий центр совместной работы

Благодаря Microsoft Teams участники команды получают доступ к общему центру со всем необходимым для продуктивной работы в единой защищенной службе. Кроме того, они могут связываться с коллегами и внешними участниками команды для работы над ключевыми проектами.

Microsoft Teams предлагает решение для совместной работы и общения современных команд. Им доступен встроенный интеллектуальный поиск файлов, а также встроенные приложения Office, включая SharePoint, Word, PowerPoint, Excel и Stream, в любом месте и с любого устройства.

Поскольку все создаваемые в Teams документы сохраняются в облаке, команда всегда работает с последней версией файла. А история чата позволяет отслеживать решения, избавляя от необходимости поиска.

Участники команды быстро связываются с принимающими решения лицами в групповом или приватном чате, а те могут назначить онлайн-собрание для содействия в работе, обмена файлами и безопасного утверждения решений. Встроенные в документ уведомления

и мгновенный чат позволяют взаимодействовать в реальном времени, редактировать и завершать материалы. Благодаря чатам, голосовой и видеосвязи коллег разделяет всего пара кликов мыши.

Традиционные инструменты не способны ускорить работу высокомобильных групп, как это делает мобильный доступ к Teams и необходимым документам.

ПРЕПЯТСТВИЕ ДЛЯ СОВМЕСТНОЙ РАБОТЫ 2

Неэффективные виртуальные собрания

Определенные технические проблемы должны остаться в прошлом, например трудности при подключении к виртуальным собраниям. Зачастую качество связи не выдерживает критики, кто-то не может войти в учетную запись, увидеть демонстрацию экрана или важные материалы. Собрания регулярно прерываются и задерживаются из-за этих проблем.

Такая неэффективность вредит сотрудничеству и непреодолима для сотрудников, работающих вне офиса или в дороге.

61% сотрудников говорят, что хотя бы часть времени работают вне офиса.

Решение

Надежные инструменты для проведения онлайн-собраний с демонстрацией экрана на любом устройстве

Предоставьте сотрудникам полноценное решение для голосовой связи и онлайн-собраний, разработанное с учетом всех их потребностей. Работаете дома, в дороге или в зале для собраний? Microsoft Teams предлагает единое решение для совместной работы и общения, содержащее интерактивные и интуитивно понятные чат, голосовую и конференц-связь.

Благодаря Teams в Microsoft 365 ваши сотрудники могут демонстрировать экран, обмениваться сообщениями, пользоваться голосовой связью и смотреть видео. Они могут работать на ПК и мобильных устройствах. Благодаря единой платформе сотрудники сосредоточены на работе, а не решают технические проблемы.

Microsoft Teams дает вашим сотрудникам приведенные ниже возможности:

Организация чатов, виртуальных собраний и звонков на разные устройства с помощью VoIP и PSTN.

• Сокращение количества командировок благодаря использованию аудио, HD-видео и веб-конференций.

• Взаимодействие с клиентами через Teams в ваших приложениях и на веб-сайтах.

Собрания более эффективны с Microsoft 365. Благодаря Teams сотрудники проводят насыщенные видео-конференции, обмениваются материалами, совместно работают над файлами в режиме реального времени и записывают совещания.

Teams помогает быстро общаться, не бегая по кабинетам. Все легко отследить. Чтобы увидеть реплику и ее автора не нужно просматривать длительную переписку по электронной почте. Все данные скомпонованы на одной странице.

ПРЕПЯТСТВИЕ ДЛЯ СОВМЕСТНОЙ РАБОТЫ 3

Бесконтрольный обмен разными версиями документов

Вы составили проект презентации интересной идеи и хотите узнать мнение коллег. Казалось бы, самое сложное во всем этом — убедительно подать идею.

Но довольно часто главная сложность заключается в разборе мнений и внесении необходимых правок. Обмениваться файлами между участниками команды по электронной почте — неэффективно. Потратив время, в итоге вы получаете множество версий документа, нередко с конфликтующими отзывами и правками. А после нескольких циклов правок становится непонятно, какую версию документа считать окончательной.

Сотрудникам сложно работать без обмена файлами в реальном времени.

• Обмен вложениями по электронной почте бессмысленно тратит время.

• Циклическое внесение правок порождает огромное количество версий.

• Файлы легко теряются, ошибочно перезаписываются или сохраняются не там, где нужно.

Решение

Безопасная совместная работа над файлами в облачном хранилище

Пришло время перенести совместную работу в облако. Облачные инструменты Microsoft 365 позволяют эффективно работать с коллегами с мобильных устройств, настольных компьютеров или из онлайн-версий служб. Удобно работайте с документами в Word, PowerPoint или Excel в режиме реального времени совместно с коллегами — в одной версии файла, хранящейся в облаке.

Вы можете с легкостью хранить файлы и делиться ими в программе OneDrive для бизнеса, включенной в Microsoft 365. Это позволит вам и вашей команде всегда работать с последней и общедоступной версией файла. Участники команды могут без опасений добавлять комментарии и правки в тот же файл. При необходимости вы всегда можете вернуться к предыдущим версиям, которые автоматически сохраняются в облаке. Попрощайтесь с проблемами контроля версий, сравнением и объединением правок.

Microsoft 365 дает вам и вашим сотрудникам приведенные ниже возможности:

• Доступ к документам через Интернет или автономно.

• Совместная работа в одном постоянно обновляемом документе.

• Удобный обмен большими файлами.

• Обсуждение правок в документе с помощью встроенного чата.

• Управление разрешениями для контактов внутри компании и за ее пределами.

Сотрудники, работающие с клиентами, совместно создают и редактируют документы в OneDrive. Они сообща трудятся над последней версией одного файла, все правки к которому синхронизируются.

ПРЕПЯТСТВИЕ ДЛЯ СОВМЕСТНОЙ РАБОТЫ 4

Разрозненные приложения

Люди привыкли скачивать приложения на телефоны — многие поступают так и в офисе. В результате получается нагромождение приложений, которые работают по-разному, под различными учетными данными, зачастую не соответствуя нормам безопасности и корпоративным требованиям.

Организации используют в среднем 730 облачных приложений. Примерно 90,8% этих приложений не соответствуют корпоративным стандартам.

Решение

Универсальный набор средств для совместной работы

Microsoft 365 предлагает комплексное решение — теперь участники команды всегда имеют под рукой нужные инструменты для совместной работы в рамках различных повседневных задач. Нужно быстро получить ответ на вопрос в Microsoft Teams или требуется совместная работа над правками к документу в режиме реального времени? Microsoft 365 мгновенно предоставит подходящие инструменты.

Microsoft 365 предоставляет вам и вашим коллегам приведенные ниже возможности:

• Сбор команды для совместной работы в режиме реального времени в Microsoft Teams с помощью чатов, конференций и звонков.

• Создание, обмен и поиск материалов в SharePoint и OneDrive.

• Подключение необходимых для работы корпоративных приложений и служб. Microsoft Teams расширяется и настраивается, предоставляя удобный доступ к Trello, Hootsuite и множеству других приложений.

• Ваши активы защищены стандартами безопасности и качества Microsoft 365 (независимо от используемого приложения).

• Microsoft 365 гарантирует доступность программ 99,9% времени.

• Одна учетная запись для всех приложений.

Совместная работа индивидуальна. Только Microsoft 365 предлагает единое решение для совместной работы, которое включает полный спектр приложений — электронную почту, файлы, чат, голосовые вызовы, социальные сети — с надежностью и защитой корпоративного класса от Microsoft.

Миллениалы, составляющие 57 процентов наших рабочих ресурсов, стремятся сотрудничать в режиме реального времени: с видеозвонками, общением в чате и соавторством.

Создание более эффективных команд с помощью Microsoft 365

В современных условиях сотрудникам, работающим над ключевыми проектами, необходима связь с коллегами внутри и за пределами организации. Общий центр улучшает совместную работу, соответственно повышая бизнес-результаты.

Чат, голосовая связь, социальные сети и возможности совместного редактирования в облаке. Microsoft 365 с Teams — мощное решение для общения и сотрудничества, которое подойдет командам с различными запросами и подходом к работе. Это единый комплексный набор средств для совместной работы с надежностью и защитой корпоративного класса от Microsoft.

«Сэкономив всего минуту времени в день для каждого из 300 000 сотрудников, вы получите огромный прирост производительности», — отмечает Jeff Monaco, GE CTO. «Чем больше трудностей устраняется из их повседневной деятельности, тем больше люди могут сосредоточиться на клиентах, прибыли и глобальном прогрессе».

Пришло время устранить препятствия для совместной работы

Microsoft 365 предлагает инструменты для совместной работы, которые нужны вашей команде, — в любое время, в любом месте и на любом устройстве. Попробуйте Microsoft Teams бесплатно.